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Lösungen zur Schlüsselübergabe im Bereich Kfz-Werkstatt

Bei der Schlüsselübergabe zur Fahrzeugabgabe oder -abholung müssen sich Kunden im Reparaturfall gewöhnlich an die Öffnungszeiten ihrer Kfz-Werkstatt halten. Das ist in der Regel mit vermeidbarem Aufwand verbunden. Welche Optionen Werkstätten haben, die Übergabe von Schlüsseln oder Fahrzeugdokumenten einfach und sicher zu gestalten, erklären wir Ihnen auf unserer Themenseite.

Herausforderungen bei der Schlüsselübergabe in Autowerkstätten

Arbeitstätige Personen schaffen es meist nur unter Stress pünktlich bei einer Werkstatt zur Abgabe oder Abholung ihres reparaturbedürftigen Wagens zu erscheinen. Problematisch ist nicht die Übergabe des Autos, sondern die Übergabe des dazugehörigen Schlüssels bzw. der entsprechenden Dokumente. Entweder Kunden erscheinen sehr früh, sehr spät oder in ihrer Mittagspause in den Geschäftsräumen der Werkstatt, wo dementsprechend ebenfalls stressige Stoßzeiten entstehen. In besonders schwierigen Fällen müssen Kunden entweder einen weiteren Tag auf ihr Auto verzichten oder Werkstattmitarbeiter müssen auch nach den offiziellen Öffnungszeiten auf Kunden warten. Das kostet Geld, Zeit und Nerven.

Welche Lösungsmöglichkeiten Kfz-Werkstätten haben, um Schlüssel effizient und sicher zu übergeben, erfahren Sie im nachfolgenden Vergleich. Oder nutzen Sie einfach unseren digitalen Lösungsberater, der Ihnen die entscheidenden Fragen stellt, um die für Sie richtige Lösung zu finden.

Lösungsansätze im Detail

Analoge Lösung: Die persönliche Übergabe vor Ort innerhalb der Öffnungszeiten

Entscheiden sich Werkstätten dafür, Autoschlüssel (und Dokumente) ausschließlich persönlich entgegenzunehmen bzw. an den Eigentümer zurückzugeben, haben sie mit Nachteilen gegenüber ihrer Konkurrenz zu rechnen. Die persönliche Schlüsselübergabe vor Ort birgt jedoch auch Vorteile gegenüber Selfservice-Ansätzen und viele Kunden begrüßen den persönlichen Kontakt:

  • Erläuterung der erbrachten Service-Leistung (z. B. Begutachtung defekter Bauteile)
  • Begleichen von Rechnungen
  • Hinweise auf nötige, künftige Reparaturen (z. B. Fahrzeugwartung)
  • Beantworten von Fragen

Von diesen Vorteilen profitieren natürlich auch diejenigen Werkstätten, die sowohl den persönlichen Kontakt zu den regulären Geschäftszeiten als auch andere Möglichkeiten zur Schlüsselübergabe, wie z.B. Schlüsselsafes für Selbstabholer außerhalb der Öffnungszeiten anbieten. Setzen Werkstätten ausschließlich auf den klassischen Weg der persönlichen Übergabe, nehmen Sie unter anderem erhöhte Personalkosten (z. B. Warten auf Kunden bei Verspätungen), Stoßzeiten bei der Kundenbedienung (Fahrzeugannahme bzw. -abgabe am Morgen / am Abend) und schlimmstenfalls Unzufriedenheit vor allem bei berufstätigen Kunden in Kauf.

Die Abgabe des Schlüssels über einen handelsüblichen Briefkasten lässt sich zwar ebenfalls zu den analogen Übergabelösungen zählen, stellt aber keine ernstzunehmende Alternative dar, Schlüssel zu übergeben. Briefkästen sind leicht durch Unbefugte zu öffnen. Die dadurch entstandenen Diebstahlschäden werden in der Regel nicht von Versicherungen reguliert.

Welche Dinge Werkstätten bei der persönlichen Schlüsselübergabe beachten sollten, können Sie der Checkliste im Download-Bereich entnehmen. Die Vor- und Nachteile einer persönlichen Schlüsselübergabe gegenüber anderen Lösungen, finden Sie im direkten Lösungsvergleich am Ende der Seite.

Teildigital Lösungen: Fahrzeuge rund um die Uhr bereitstellen

Eine verbreitete Möglichkeit für Werkstätten Fahrzeugschlüssel sicher und günstig außerhalb der Öffnungszeiten an Kunden zu übergeben, stellt der Einsatz von Schlüsseltresoren (auch als Schlüsselsafes, Schlüsselboxen oder Schlüsseldepots bezeichnet) mit Code-Schloss dar. Schlüsseldepots bieten für Werkstätten wichtige Vorteile. Sie ermöglichen es nicht nur, dass Kunden Fahrzeuge jederzeit in der Werkstatt abgeben bzw. abholen können, sondern erlauben ebenfalls die sichere Bereitstellung von Fahrzeug-, Rechnungs- oder Werbedokumenten sowie Leihwagenschlüsseln.

Bei einer teildigitalen Schlüsselübergaben existiert nach wie vor ein physischer Fahrzeugschlüssel. Der Zugriff auf diesen Schlüssel wird allerdings digital ermöglicht.

Die für den Kundenkontakt verantwortliche Person (z. B. Anmeldung, Meister, etc.) übermittelt dem Kunden nach dessen Reparaturanfrage einen individuellen Zugangscode. Mit dieser Zahlenkombination, welche sich auf Wunsch z. B. per Telefon, E-Mail, SMS oder Messenger versenden lässt, kann der Kunde bei Ankunft an der Werkstatt den Schlüsseltresor öffnen und seinen Wagenschlüssel hinterlegen. Nach Beendigung der Reparatur kann der Kunde den Schlüssel anschließend wieder aus dem Schlüsselsafe entnehmen und seinen reparierten Wagen abholen. Die Rechnungsdokumente lassen sich ebenfalls im Schließfach hinterlegen. Für Werkstätten, bei welchen viele Kunden auf diesen zusätzlichen Service zurückgreifen möchten, gibt es Übergabesysteme mit mehreren separaten Fächern.

Teildigitale Schlüsselübergabelösungen stellen eine hervorragende Ergänzung zur persönlichen Schlüsselübergabe dar. Sie sind äußerst flexibel und auf zusätzliche personelle Ressourcen kann verzichtet werden. Werkstätten sollten jedoch unbedingt auf die Qualität und die ordnungsgemäße, diebstahlsichere Installation der Schlüsselsafes achten. Beim Einsatz im Außenbereich sollten geeignete Produkte außerdem wetterfest sein.

Volldigitale Lösungen: Moderne Fahrzeuge – moderne Schlüsselübergabe!

Keyless go ist bei vielen Fahrzeugen bereits Standard. Das Öffnen von Fahrzeugtüren via Smartphone ist allerdings, abgesehen von den Fahrzeugflotten bestimmter Carsharing-Anbieter ein noch recht neues Thema für die meisten Menschen. Auch bei Werkstätten kommen aktuell noch selten Fahrzeuge an, bei denen ein klassischer Türschlüssel nicht mehr existiert. Zwar gibt es bereits Anbieter, die sich auf den Einsatz von Smartlock-Lösungen (z.B. mit NFC) im Kfz-Bereich spezialisiert haben, allerdings gibt es noch Verbesserungsbedarf, was sowohl die Zuverlässigkeit der Lösungen als auch die versicherungsrechtliche Handhabe angeht.

Da Werkstätten bei der Nutzung von volldigitaler Schlüsselübergabelösungen natürlich auf die Fahrzeugausstattung ihrer Kunden angewiesen sind, soll diese Art der Schlüsselübergabe hier nur der Vollständigkeit halber betrachtet werden. Sicherlich kommen mit fortschreitender Entwicklung in der Automobilbranche aber viele Vorteile für Kfz-Werkstätten bei der Schlüsselübergabe zu:

  • Die Zugangsberechtigungen können jederzeit einfach erteilt und wieder aufgehoben werden.
  • Zugänge zum Auto werden automatisch dokumentiert.
  • Schlüssel können nicht verloren gehen.

Prinzipiell verstärken sich auch die genannten Vorteile der teildigitalen Schlüsselübergabe. Bis diese Vorteile allerdings Realität werden, dürfte noch etwas Zeit vergehen.

Vergleich der Lösungsansätze und Produktempfehlungen

Es gibt verschiedene Lösungsansätze zur Schlüsselübergabe von Fahrzeugschlüsseln. Die folgende Tabelle stellt die Vor- und Nachteile der analogen und teildigitalen Schlüsselübergabe gegenüber. Weitere Informationen zu den Lösungsansätzen erhalten Sie hier.

KriteriumAnalog Teildigital
Beispielez. B. Persönliche Übergabe in der Werkstatt z. B. Elektronischer Schlüsseltresor mit integriertem Code-Generator
Anschaffungskostenkeinemittel
Einrichtungsaufwand (z. B. Installation, etc.)keinergering
Folgeaufwand (Kommunikation, laufende Kosten, etc.)sehr hochgering
Erforderliche Kenntnisse für die Einrichtung / Umsetzungmittel gering
Flexibilität bei der Schlüsselübergabegeringhoch
Abhängigkeit von Hersteller / Dienstleister der Lösungkeinegering
Akzeptanz bei Kundenhochmittel bis hoch
Fazit















Geeignet für Werkstätten, die großen Wert auf die persönliche Fahrzeugübergabe legen und Kundentermine problemlos auf die Öffnungszeiten verlegen können.
Zum Download-Bereich (Checkliste: Was gilt es bei einer Schlüsselübergabe an/ durch Werkstattkunden zu beachten?)








Empfehlung: Besonders geeignet für Werkstätten, die es ihren Kunden ermöglichen möchten, Fahrzeuge zeitlich flexibel abzugeben bzw. abzuholen. Teildigitale Lösungen stellen eine hervorragende Möglichkeit dar, um Prozesse zu beschleunigen und die Kundenzufriedenheit zu erhöhen, ohne hohe Kosten zu verursachen.
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