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Lösungen zur Schlüsselübergabe für Hotels, Hostels und Pensionen

Gäste jederzeit willkommen heißen, Umsätze steigern, die Service-Zufriedenheit erhöhen – und das alles ohne größere Investitionen oder zusätzliches Personal? Das ist möglich. Wir vergleichen moderne und klassische Ansätze zur Schlüsselübergabe im Hotelalltag und zeigen Ihnen passende Lösungen für Ihren Anwendungsfall.

LÖSUNGSANSÄTZE VERGLEICHEN

Rahmenbedingungen und Herausforderungen bei der Schlüsselübergabe im Hotelbetrieb

Wenn die Rezeption nicht 24 Stunden am Tag besetzt ist, stehen Betreiber von Hotels, Hostels oder Pensionen vor dem Problem, dass Gäste, die spät bzw. außerhalb der Rezeptionszeiten anreisen, nicht mehr bedient werden können. Auch der Zugang für Service-Personal wie Reinigungskräfte, Techniker oder Hausmeisterdienste erschwert sich in diesem Fall erheblich. Das hat Einfluss auf den reibungslosen Gästebetrieb und die Auslastung und somit auf den Umsatz des Betreibers.

Herausforderungen bei der Schlüsselübergabe:

  • Verspätung bei der Anreise
  • An- und Abreisewunsch außerhalb der Rezeptionszeiten
  • Personelle Ressourcen / organisatorischer Aufwand
  • Sicherheit

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, einen Zimmerschlüssel (egal ob physischen Schlüssel oder Schlüsselkarte) abzuholen bzw. abzugeben. Grundsätzlich unterscheidet man zwischen der klassischen, persönlichen Variante über die Rezeption, der teildigitalen Schlüsselübergabe, bei welcher der Schlüssel mithilfe eines elektronischen Schlüsselsafes übergeben wird und der digitalen Schlüsselübergabe, bei welcher die Zugangsberechtigung digital via Smartphone und App und ohne physischen Schlüssel vergeben werden.

Welcher Ansatz sich für Ihr Haus am besten eignet, erfahren Sie im nachfolgenden Vergleich. Oder Sie nutzen einfach unseren digitalen Lösungsberater, der Ihnen die entscheidenden Fragen stellt, um die passende Lösungen für Sie zu finden.

Lösungsansätze im Detail

Analoge Lösung: Die Übergabe an der Rezeption – persönlich, aber aufwendig.

Der Arbeitsablauf einer Rezeption ist bekannt: Anreisende Gäste werden persönlich begrüßt, wichtige Daten zur Person werden vor Ort aufgenommen, offene Fragen zu Zimmer oder Service können direkt beantwortet werden und der Zimmerschlüssel wird kontrolliert übergeben. Die persönliche Betreuung gehört für viele Hotels und Pensionen zum festen Bestandteil des Services und sichert die Zufriedenheit der Gäste. Jedoch kann sich nicht jeder Betrieb diesen Service rund um die Uhr leisten. Besonders kleinere oder einfachere Hotels, Hostels und Pensionen verfügen häufig nicht über eine durchgängig besetzte Rezeption.

Sollten Sie besonders viel Wert darauf legen, auch spät anreisende Gäste persönlich willkommen zu heißen, sollten Sie den Weg einer dauerhaft besetzten Rezeption wählen. Was es dabei in Bezug auf die Schlüsselübergabe zu beachten gibt, finden Sie als Checkliste bereitgestellt im Download-Bereich. Die Vor- und Nachteile einer Schlüsselübergabe durch die Rezeption gegenüber anderen Lösungsmöglichkeiten erfahren Sie im direkten Vergleich.

Teildigital Lösungen: Gästen rund um die Uhr einfach Zugang gewähren.

Mithilfe von digitalen Schlüsselsafes (auch Schlüsseltresore, Schlüsselboxen oder Schlüsselkästen genannt) bieten Sie einen zusätzlichen Service, der es erlaubt, auch spätanreisende Gästen den Check-in zu ermöglichen. Die Gäste sind dadurch nicht mehr an bestimmte An- oder Abreisezeiten gebunden und können die Unterkunft zeitlich flexibler nutzen.

Dazu übermittelt der Betreiber dem Hotel- bzw. Pensionsgast vor seiner Anreise eine individuelle Zahlenkombination. Mit diesem Code, welcher sich beispielsweise direkt mit der Buchungsbestätigung (z. B. per E-Mail, SMS oder postalisch) versenden lässt, kann der Schlüsselsafe für die Dauer der Zimmerbuchung geöffnet werden. Der Hotelgast kann den Schlüssel bzw. die Schlüsselkarte selbstständig entnehmen und bei der Abreise zurücklegen. Es gibt auch Modelle, die über mehrere Fächer verfügen, welche einzelnen Zimmern zugeordnet werden können. Somit ist gewährleistet, dass der Gast nur Zugriff auf den für ihn bestimmten Schlüssel erhält. Bei vielen Anbietern lassen sich mehrere Codes gleichzeitig nutzen. Das betrifft sowohl solche mit beschränkter als auch solche mit unbeschränkter Gültigkeitsdauer. Dies ist auch sinnvoll, um Reinigungspersonal und andern Dienstleistern zeitlich unabhängig Zugang zum Haus und/oder den Zimmern zu gewähren. Außerdem kann dadurch das Risiko von kostspieligen Schlüsselverlusten deutlich verringert werden.

Teildigitale Lösungen sind äußerst flexibel, die Zugangsverwaltung ist leicht und auf den Umbau von Schließanlagen kann verzichtet werden. Käufer sollten jedoch unbedingt auf die Qualität der Schlüsselsafes achten. Geeignete Produkte sollten zur Montage im Außenbereich unbedingt wetterfest und diebstahlssicher sein.

Volldigitale Lösungen: Schlüssel? Nein danke. Zugangskontrolle und Flexibilität für die Gäste? Unbedingt!

Mittlerweile findet man auch im Bereich der Hotel- und Pensionsbetriebe elektronische Schließsysteme. Meistens funktionieren diese über Transponder oder Einweg-Schlüsselkarten, welche man sich beim Check-in an der Rezeption abholt. Volldigitale Lösungen, auch Smartlock-Lösungen genannt, funktionieren jedoch nur über das Smartphone des Gastes, welcher üblicherweise über eine App und ein Nutzer-Profil die Berechtigung für einen bestimmten Zugang erlangt. Egal, ob Transponder oder Smartlock-Lösung: Softwarebasierte Schließsysteme haben den Vorteil, dass Zutrittsberechtigungen jederzeit erteilt und aufgehoben werden können. Weiterhin haben Hotelbetreiber mit Smartlock-Lösungen auf Wunsch jederzeit Überblick darüber, wer wann Zugang zu bestimmten Räumen hatte und eliminieren außerdem das Risiko für einen Schlüsselverlust.

Die digitale Art der “Schlüsselübergabe” ist modern und einfach, allerdings nicht für jedes Gästesegment geeignet. Gerade ältere Personen oder Gäste ohne Smartphone könnten schnell überfordert sein. Auch wenn der Grad an Flexibilität und Komfort allgemein als hoch zu bewerten ist, sind Lösungen dieser Kategorie einerseits abhängig von den gegebenen technischen Rahmenbedingungen, wie z. B. Smartphone-Akku, Bluetooth, WLAN oder Stromversorgung vor Ort sowie auch vom Anbieter der Lösung selbst (z. B. Umgang mit Daten, Sicherheit oder Support). Darüber hinaus sollten sich Hotelbetreiber im Klaren sein, dass jede Zimmertür, die an das Smartlock-System angebunden werden soll, mit einem digitalen Schließzylindern auszurüsten ist. Das kann schnell teuer werden und ist für kleinere Häuser oft keine Option.

Wo Vor- und Nachteile von digitalen Schließsystemen gegenüber anderen Lösungsansätzen liegen, können Sie in unserem direkten Vergleich nachlesen.

Vergleich der Lösungsansätze und Produktempfehlungen

Es gibt unterschiedliche Lösungsansätze zur Schlüsselübergabe für den Hotelbereich. Nachfolgend finden Sie Erläuterungen für die Kategorien der analogen und teildigitalen Schlüsselübergabe sowie zum volldigitalen Zugangsmanagement. Weiter Informationen zu den Lösungsansätzen erhalten Sie hier.

KriteriumAnalog Teildigital Digital
Beispielez. B. Persönliche Übergabe an Rezeptionz. B. elektronische Schlüsselsafes mit integriertem Code-Generatorz. B. Smart-Lock-Lösungen
Anschaffungskostenkeinemittelhoch
Einrichtungsaufwand (z. B. Installation, Planung, etc.)keiner (ggf. Einlernen von neuem Personal)mittelhoch
Folgeaufwand (Kommunikation, laufende Kosten, etc.)sehr hochgeringgering bis mittel
Erforderliche Kenntnisse für die Einrichtungkeinesgeringgering bis mittel
Flexibilität bei der Schlüsselübergabehochmittel bis hochhoch bis sehr hoch
Abhängigkeit von Hersteller / Dienstleister der Lösungkeinegeringhoch
Akzeptanz bei den Gästenhochmittel bis hochunterschiedlich
Komfort seitens der Gästehoch mittel bis hochmittel bis hoch
Fazit















Geeignet für Betreiber von Hotels, Hostels oder Pensionen, die großen Wert auf persönlichen Service legen und neue Gäste bei der Anreise persönlich Begrüßung möchten.

Zum Download-Bereich (Checkliste: Was gilt es bei einer Schlüsselübergabe an Hotelgäste zu beachten?)


Empfehlung: Geeignet für alle Arten von Unterkünften und aller Größen. Teildigitale Lösungen sind eine professionelle und günstige Möglichkeit, auch spät anreisende Gäste empfangen zu können.

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Eine rein digitale Zugangserteilung via Smartphone ist vor allem in privaten Bereichen sinnvoll. In der Hotelbranche sind volldigitale Smartlock-Lösungen nicht für jedes Gästesegment geeignet und die Abhängigkeit der ordnungsgemäßen Funktion von Technik, die außerhalb des eigenen Einflussbereiches liegt ist hoch.

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