Die Schlüsselübergabe bei der Vermietung von Ferienimmobilien
Einer der aufwendigsten Punkte bei der Vermietung von Ferienhäusern, Ferienwohnungen und über Airbnb vermittelte Unterkünfte ist die Übergabe des Hausschlüssels. Schnell wird die lukrative Nebeneinkunft dabei zum Stressfaktor für Vermieter. Wie Sie Ihren Gästen flexibel, sicher und ohne Aufwand Zugang zu Ihrem Ferienobjekt verschaffen können, zeigen wir Ihnen auf unserer Themenseite und vergleichen dabei moderne sowie klassische Ansätze zur Schlüsselübergabe.
Rahmenbedingungen und Herausforderungen der Schlüsselübergabe bei Ferienimmobilien
In vielen Fällen findet die Vermietung von Ferienhäusern und -wohnungen als Nebenerwerb statt. Die Eigentümer bzw. Vermieter sind häufig berufstätig und haben einen ohnehin stressigen Alltag zu bewältigen, der die Verwaltung einer Ferienimmobilie lediglich nebenbei bzw. nach Feierabend zulässt. Besonders aufwendig kann eine Vermietung dann werden, wenn sich das Objekt nicht in unmittelbarer Reichweite des eigenen Wohnortes befindet.
Häufige Probleme bei der Schlüsselübergabe:
- Spätanreisende Gäste / Verspätung bei der Ankunft (auf beiden Seiten)
- Reagieren auf kurzfristige Buchungen
- Kommunikations- und Abstimmungsaufwand
- Zeitaufwand und Kosten für die Anfahrt zum Ferienobjekt sowie bei der Übergabe des Schlüssels bzw. der Einweisung
Bei der Vermietung von Ferienhäusern und Ferienwohnungen gibt es verschiedene Möglichkeiten Schlüssel zu übergeben bzw. zurückzugeben. Allgemein unterscheidet man zwischen der klassischen, persönlichen Schlüsselübergabe vor Ort, der teildigitalen Schlüsselübergabe, bei welcher der Hausschlüssel mithilfe eines Schlüsselsafes übergeben wird oder der digitalen Schlüsselübergabe, bei welcher die Zugangsberechtigung digital via App (z. B. Smart-Lock-Lösungen), also ohne einen physischen Schlüssel vergeben wird.
Welcher Ansatz sich am besten für Sie eignet, erfahren Sie im nachfolgenden Vergleich. Oder nutzen Sie einfach unseren digitalen Lösungsberater, der Ihnen die entscheidenden Fragen stellt, um die passende Lösungen für Ihre Ferienimmobilie zu finden.
Lösungsansätze im Detail
Üblicherweise erhalten Vermieter von Ferienimmobilien Buchungsanfragen, auf welche sie sich zurückmelden müssen, um organisatorische Details zu besprechen. Diese Informationen betreffen unter anderem auch den Zugang zum Ferienhaus oder Ferienwohnung. Entweder man einigt sich mit dem Gast auf die Abholung des Schlüssels innerhalb eines festgelegten Zeitfensters oder man trifft die Person vor Ort an der Unterkunft. Dort kann man neben der Übergabe der Schlüssel weitere Dinge erklären oder offene Fragen persönlich beantworten.
Eine andere Möglichkeit stellt der Versand des Schlüssels per Post dar. Diese Methode führt erfahrungsgemäß jedoch häufig zu Problemen: Entweder kommen Schlüssel nicht pünktlich an oder gehen auf dem Versandweg verloren. Der Postversand bietet demnach wenig Kontrolle und birgt ein hohes Risiko für Folgekosten, z. B. bei einem dadurch notwendigen Austausch der Schlösser oder beim Nachmachen eines neuen Schlüssels.
Sollten Sie in der Nähe Ihrer Ferienimmobilie wohnen oder großen Wert auf ein persönliches Kennenlernen der Gäste legen, bevor diese die Unterkunft beziehen, ist der herkömmliche Weg der Schlüsselübergabe für Sie grundsätzlich eine gute Option. Wenn Ihnen die persönliche Schlüsselübergabe regelmäßig großen Aufwand bereitet, ist ein anderer Ansatz wahrscheinlich besser für Sie geeignet.
Was es bei der persönlichen Schlüsselübergabe zu beachten gibt, können Sie der Checkliste im Download-Bereich entnehmen. Die Vor- und Nachteile einer persönlichen Schlüsselübergabe gegenüber anderen Lösungsmöglichkeiten, sind im direkten Vergleich aufgeführt.
Der Einsatz von Schlüsseltresoren (auch als Schlüsselsafes, Schlüsselboxen oder Schlüsseldepots bezeichnet) mit Digitalschloss bringt gleich mehrere Vorteile mit sich. Sie ermöglichen Buchungen von spätanreisenden Gästen entgegenzunehmen und auf Verspätungen bei der Anreise gelassen zu reagieren, andererseits ist die persönliche Anwesenheit des Vermieters vor Ort nicht mehr notwendig. Damit können Zeit und Kosten für die Anfahrt gespart werden.
Der Vermieter übermittelt dem Gast vor dessen Anreise einen Zugangscode. Mit dieser Zahlenkombination, die sich z. B. gemeinsam mit der Buchungsbestätigung (per E-Mail, SMS / Messenger oder postalisch) versenden lässt, kann der Schlüsseltresor wahlweise z.B. nur für die Dauer der Buchung geöffnet werden. Der Gast kann den Schlüssel selbstständig entnehmen und bei der Abreise zurücklegen. Der Gast kann den digitalen Schlüsseltresor auch während des Aufenthaltes nutzen, um z.B. den Schlüssel nicht mit an den Strand nehmen zu müssen und eine Verlustgefahr auszuschließen.
Ebenfalls interessant ist der Aspekt, dass sich bei vielen Produkten mehrere Codes gleichzeitig nutzen lassen. Das bietet auch Vorteile, wenn Dritte (z. B. Handwerker, Gärtner oderReinigungspersonal) Zugang zum Objekterhalten sollen. Durch die zentrale Lagerung des Schlüssels können Reinigung und Reparaturen zeitnah erfolgen und eine nahtlose Weitervermietung wird gewährleistet. Außerdem sinkt das Risiko von kostspieligen Schlüsselverlusten deutlich.
Vermieter von Ferienwohnungen oder Airbnb-Zimmern, die nicht Eigentümer des Gebäudes sind, müssen alle baulichen Änderungen mit dem Hauseigentümer bzw. mit der Hausverwaltung absprechen. Das Anbringen eines Schlüsseltresors ist also in der Regel abhängig von dieser Zustimmung.
Grundsätzlich kommen bei Ferienwohnungen folgende Stellen für die Montage infrage:
- Neben der Eingangstür der Wohnung
- Neben der Außentür des Wohnhauses
Ersteres ist häufig keine Option, wenn die Außentür für das Haus sich nicht ohne Schlüssel von außen öffnen lässt. Daher ist in der Regel . eine Genehmigung zur Installation an der Außenfassade notwendig. Sollten sich mehrere Vermieter von Ferienwohnungen im selben Haus befinden, könnte die Anschaffung eines Schlüsseltresors mit mehreren separaten ansteuerbaren Fächern interessant sein. Dadurch könnte man die Kosten für die Anschaffung und Installation untereinander aufteilen.
Teildigitale Lösungen sind sehr flexibel, die Zugangsverwaltung ist einfach und auf den Umbau von Schließanlagen am Haus kann weitestgehend verzichtet werden. Interessenten sollten jedoch unbedingt auf die Qualität des Schlüsseltresors achten. Geeignete Produkte sollten für den Einsatz im Außenbereich wetterfest und möglichst aufbruchssicher sein. Für bestimmte Ferienobjekte sind Lösungen, die einen Strom oder Internetanschluss benötigen, nicht geeignet. Es gibt jedoch auch elektronische Schlüsseltresore, mit denen eine Code-Vergabe aus der Distanz dennoch möglich ist.
Mehr zu den besten Schlüsseltresoren finden Sie in unserem Produktvergleich. Die Vor- und Nachteile von teildigitalen Lösungen gegenüber anderen Ansätzen lassen sich dem direkten Vergleich der Lösungsansätze entnehmen.
Auch im Bereich von Ferienimmobilien werden bereits vereinzelt elektronische Schließsysteme eingesetzt. Volldigitale Lösungen zur Schlüsselübergabe, auch als Smartlock-Lösungen bezeichnet, funktionieren über das Smartphone des Gastes, welcher die Zugangsberechtigung zum Objekt über eine App und ein verifiziertes Nutzer-Profil erlangt. Softwarebasierte Schließsysteme haben den Vorteil, dass Zugangsberechtigungen jederzeit erteilt und wieder aufgehoben werden können. Weiterhin profitieren Vermieter davon, dass sie einen dokumentierten Überblick darüber erhalten, wer wann Zugang zum Haus hatte und auch das Risiko eines Schlüsselverlustes wird dadurch eliminiert . Für einen Nachweis im Versicherungsfall ist diese Funktion sicherlich nützlich.
Die digitale Art der „Schlüsselübergabe“ ist einfach und modern, allerdings nicht für jedes Gästesegment geeignet. Allerdings setzen derartige Lösungen voraus, dass der Mieter (bzw. der Dienstleister) über ein Smartphone verfügt und sicher im Umgang damit ist. Gerade ältere Personen ohne Smartphone könnten hiermit Schwierigkeiten haben. Auch wenn die Flexibilität sowie der Komfort derartiger Lösungen als hoch zu bewerten ist, sind Smartlock-Lösungen stark abhängig von technischen Gegebenheiten, wie beispielsweise dem Handy-Akku, der Bluetooth- oder WLAN-Verbindung oder der Stromversorgung vor Ort. Außerdem bedingt der sichere und bedenkenlose Einsatz ein hohes Vertrauen in den Anbieter (z. B. Umgang mit Daten, Sicherheit oder Support). Vermieter sollten sich bewusst sein, dass die Nachrüstung der Eingangstür mit digitalen Schließzylindern in der Regel vergleichsweise teuer ist und auch digitale Services Folgekosten generieren, die bei einer Anschaffung einkalkuliert werden sollten.
Die Vor- und Nachteile digitaler Schließsysteme gegenüber anderen Lösungen können Sie in unserem direkten Vergleich nachlesen.
Vergleich der Lösungsansätze und Produktempfehlungen
Es gibt unterschiedliche Lösungsansätze zur Übergabe von Schlüsseln im Bereich der Vermietung von Ferienobjekten. Nachfolgend finden Sie Erläuterungen für die Kategorien der analogen und teildigitalen Schlüsselübergabe sowie zum volldigitalen Zugangsmanagement. Weitere Informationen zu den Lösungsansätzen erhalten Sie hier.
| Kriterium | Analog | Teildigital | Digital |
|---|---|---|---|
| Beispiele | z. B. Persönliche Übergabe am Ferienobjekt | z. B. elektronischer Schlüsseltresor mit integriertem Code-Generator | z. B. Smart-Lock-Lösungen |
| Anschaffungskosten | keine | mittel | hoch |
| Einrichtungsaufwand (z. B. Installation, Planung, etc.) | keiner | mittel | hoch |
| Folgeaufwand (Kommunikation, laufende Kosten, etc.) | sehr hoch | gering | gering bis mittel |
| Erforderliche Kenntnisse für die Einrichtung | keines | gering | gering bis mittel |
| Flexibilität bei der Schlüsselübergabe | gering | hoch | hoch bis sehr hoch |
| Abhängigkeit von Hersteller / Dienstleister der Lösung | keine | gering | hoch |
| Akzeptanz bei den Gästen | hoch | mittel bis hoch | unterschiedlich |
| Komfort seitens der Gäste | mittel (An- und Abreisezeit) | hoch | hoch |
| Fazit | Geeignet für Vermieter von Ferienimmobilien, die großen Wert auf ein persönliches Kennenlernen legen und Gäste bei der Anreise persönlich Begrüßung möchten. Zum Download-Bereich (Checkliste: Was gilt es bei einer Schlüsselübergabe an Hotelgäste zu beachten?) | Empfehlung: Besonders geeignet für Vermieter von Ferienimmobilien. Teildigitale Lösungen stellen eine gute Möglichkeit dar, den Vemietungsaufwand deutlich zu senken und auch spät anreisenden Gästen Zugang zu ermöglichen. Zum Testsieger für "Elektronische Schlüsselsafes" | Den Zugang komplett digital via Smartphone und App zu organisieren ist vor allem im privaten Wohnhausbereich sinnvoll. Bei der Vermietung von Ferienhäusern sind volldigitale Smartlock-Lösungen nicht für jedes Gästesegment geeignet und die Abhängigkeit der ordnungsgemäßen Funktion von Technik, die außerhalb des eigenen Einflussbereiches liegt ist hoch. Zum Testsieger im Bereich "Digitale Schlüsselübergabe" |