Lösungen zur Schlüsselübergabe für den Zugang zu Werksgeländen
Die Schlüsselorganisation in Unternehmen ist häufig komplex. Mitarbeiter, Lieferanten oder Dienstleister benötigen Zugang zu bestimmten Bereichen des Werksgeländes, die nicht oder nicht dauerhaft personell besetzt sind. Welche Möglichkeiten Sie haben, einen sicheren Zugang zum Werksgelände zu gewährleisten und damit einen reibungslosen Geschäftsbetrieb sicherzustellen, erklären wir Ihnen auf unserer Webseite.
Herausforderungen bei der Schlüsselübergabe für den Zugang zum Werksgelände
Vor allem bei Unternehmen, welche viele Schlüssel verwalten müssen, ist die Schlüsselorganisation mit großem Aufwand verbunden. Wichtige Bereiche müssen geschützt und nur berechtigten Personen zugänglich gemacht werden. Nicht nur das Werksgelände selbst, sondern auch die darauf befindlichen Firmengebäude sowie Maschinen oder Firmenfahrzeuge zählen beispielsweise zum schützenswerten Firmeneigentum.
Um den problemlosen Geschäftsbetrieb zu gewährleisten, müssen Mitarbeiter genau dann Zugang zu diesen Bereichen erlangen, wenn sie ihn benötigen. Problematisch kann das sein, wenn nur wenige Personen über die passenden Schlüssel verfügen (z. B. Meister in der Produktion), wenn die Schlüsselübergabe unkoordiniert und nicht dokumentiert wird oder wenn diese nicht rechtzeitig stattfindet (z. B. Verspätung beim Warten auf Kollegen). Letzteres ist häufig bei Unternehmen, die im Schichtbetrieb arbeiten der Fall.
Zusätzlich dazu sind Firmen häufig auf die Zuarbeit von Lieferanten (Anlieferung und Abholung) und Dienstleistern (z. B. Reinigung, Montage oder Instandhaltung) angewiesen. Da diese nicht immer die gleichen Arbeitszeiten wie das auftraggebende Unternehmen haben und bestimmte Zugangsbereiche auch nicht immer personell besetzt sind (z. B. Pförtner oder Wachschutz), kommt dazu, dass der Zutritt verwehrt bleibt oder übergebene Schlüssel im schlimmsten Fall verloren gehen.
Welcher Lösung sich für Ihr Unternehmen eignet, um Schlüsselübergaben effizient und sicher zu gestalten, erfahren Sie im nachfolgenden Vergleich. Oder nutzen Sie einfach unseren digitalen Lösungsberater, der Ihnen die entscheidenden Fragen stellt, um die für Sie richtige Lösung zu finden.
Lösungsansätze im Detail
Dauerhaft personell besetzte Zugangsbereiche bzw. Zufahrten sind sicherlich wünschenswert. Doch vor allem kleine Betriebe können sich Angestellte für den Werksschutz bzw. Pförtnereien nicht immer leisten und müssen auf ihre Öffnungszeiten verweisen. Dass das in Zeiten von Just-in-time-Produktion und engen Lieferfristen zum Nachteil werden kann, liegt auf der Hand.
Die persönliche Schlüsselübergabe im betrieblichen Bereich bietet enorme Vorteile: Warenein- und -ausgänge können kontrolliert werden, Zugangsberechtigungen lassen sich persönlich überprüfen und eventuelle Fragen von Dienstleistern, etc. können sofort vor Ort beantwortet werden.
Sollten Mitarbeiter oder Dienstleister öfter Zugang zum Werksgelände benötigen, gibt es zusätzlich die Möglichkeit Schlüssel dauerhaft zu übergeben. Das spart zwar Zeit, erhöht aber gleichzeitig das Risiko, das Schlüssel verloren gehen. Reinigungsservices, die für viele Unternehmen arbeiten, haben dementsprechend viele Schlüssel zu verwalten und treffen im schlimmsten Fall nicht die erforderlichen Maßnahmen, um diese vor Fremdzugriffen zu schützen.
Was es bei der persönlichen Schlüsselübergabe in Unternehmen zu beachten gibt, können Sie der Checkliste im Download-Bereich entnehmen. Die Vor- und Nachteile einer persönlichen Schlüsselübergabe gegenüber anderen Lösungen, finden Sie im direkten Vergleich am Ende der Seite.
Eine gute Möglichkeit Mitarbeitern, Dienstleistern oder Lieferanten bei Bedarf rund um die Uhr Zugang zu gewähren ohne neues Personal einzustellen und ohne teuere Umbaumaßnahmen für Schließanlagen in Kauf nehmen zu müssen, stellt der Einsatz von Schlüsseltresoren (auch als Schlüsselsafes, Schlüsselboxen oder Schlüsseldepots bekannt) mit Digitalschloss dar.
Schlüsseldepots bieten für Firmen einige Vorteile: Sie ermöglichen es zum einen Schlüssel auch in dringenden Situationen berechtigten Personen zugänglich zu machen ohne persönlich vor Ort zu sein, zum anderen sind Firmenschlüssel sicher und zentral hinterlegt, was auch das Anfertigen von Schlüsselduplikaten sowie den Verlust von Schlüsseln abseits des Werksgeländes erübrigt.
Bei teildigitalen Schlüsselübergaben existiert nach wie vor ein physischer Schlüssel. Der Zugang auf diesen Schlüssel wird allerdings digital ermöglicht.
Die für den Werkszugange verantwortliche Person (z. B. Geschäftsführung, Meister, etc.) übermittelt einem Dienstleister, etc. vor dessen Ankunft am Gelände einen Zugangscode. Mit dieser Zahlenkombination, welche einfach online generiert wird und sich beispielsweise zusammen mit der Auftragserteilung (per Telefon, E-Mail, SMS oder postalisch) versenden lässt, kann der Schlüsseltresor geöffnet werden. Die betreffende Person kann den Schlüssel eigenständig entnehmen und bei Beendigung des Auftrages zurücklegen.
Für Unternehmen könnte eine weitere Funktion ebenfalls interessant sein. Bei manchen Modellen lassen sich verschiedene Codes gleichzeitig nutzen. Das bietet dann Vorteile, wenn bestimmte Personengruppen zeitbegrenzt und andere dauerhaft Zutritt erhalten sollen.
Beim Einsatz von Schlüsseltresoren profitieren Unternehmen außerdem von einer digitalen Dokumentation der Zugangsberechtigungen. Dementsprechend kann eine Aussage darüber getroffen werden, wer Zugriff auf einen bestimmten Werksbereich hatte. Das erspart das Anfertigung von Übergabeprotokollen. Zugangsdokumentationen können beispielsweise nützlich für anschließende Geschäftsprozesse oder bei einem Versicherungsnachweis sein.
Auch Lösungen, bei welchen Transponder eingesetzt werden, zählen zu den teildigitalen Lösungen. Zwar bieten Transponder mehr auf der Digitalisierung basierende Vorteile als klassische Schlüssel (z. B. Deaktivieren verlorengegangener Transponder), dennoch müssen auch Transponder persönlich oder zumindest über einen Schlüsselsafe übergeben werden.
Teildigitale Lösungen stellen für Unternehmen eine gute Alternative zur Schlüsselorganisation dar. Sie sind äußerst flexibel und auf den kostenintensiven Umbau der Schließanlagen kann verzichtet werden. Firmen sollten jedoch unbedingt auf die Qualität der Schlüsselsafes achten. Beim Einsatz im Außenbereich sollten geeignete Produkte unbedingt wetterfest und diebstahlssicher sein.
Manche Unternehmen nutzen volldigitale Schließsysteme für das betriebliche Zugangsmanagement. Bei der volldigitalen Schlüsselübergabe handelt es sich nicht um die Übergabe eines physischen Schlüssels im klassischen Sinne, sondern um die digitale Vergabe von Zugangsberechtigungen. Das funktioniert z. B. über das Smartphone eines Mitarbeiters bzw. Dienstleisters oder Lieferanten und die Nutzung einer App mit einem verifiziertes Nutzerprofil.
Die volldigitale Schlüsselübergabe verstärkt die Vorteile der teildigitalen Schlüsselübergabe. Auch hier handelt es sich um softwarebasierte Schließsysteme. Zugangsberechtigungen können jederzeit erteilt und wieder aufgehoben werden, Zugänge werden automatisch dokumentiert und Schlüssel können logischerweise nicht verloren gehen. Obgleich es sich um einen sehr modernen und prinzipiell sicheren Lösungsansatz handelt, birgt die volldigitale Schlüsselübergabe via Smartphone auch Nachteile:
- Zugangsberechtigte Personen benötigen zwangsläufig ein Smartphone oder ein ähnliches Gerät
- Ältere Personen bzw. Personen ohne technische Erfahrung könnten mit der Nutzung überfordert sein
- Starke Abhängigkeit von technischen Rahmenbedingungen (z. B. Handy-Akku, Bluetooth-/ WLAN-Verbindung, Stromversorgung, etc.)
- Umbau der Schließanlagen ist vergleichsweise teuer (zzgl. Folgekosten für Service, – Wartung)
Die Vor- und Nachteile digitaler Schließsysteme gegenüber anderen Lösungen können Sie zusammengefasst in unserem direkten Vergleich nachlesen.
Vergleich der Lösungsansätze und Produktempfehlungen
Es gibt verschiedene Lösungsansätze zur Schlüsselübergabe für den Zutritt auf Werksgelände. Die folgende Tabelle stellt die Vor- und Nachteile der analogen, teildigitalen und volldigitalen Schlüsselübergabe gegenüber. Weitere Informationen zu den Lösungsansätzen erhalten Sie hier.
| Kriterium | Analog | Teildigital | Digital |
|---|---|---|---|
| Beispiele | z. B. Persönliche Übergabe am Werksgelände (Pförtner, Wachschutz, etc.) | z. B. Elektronischer Schlüsseltresor mit integriertem Code-Generator | z. B. Smart-Lock-Lösungen |
| Anschaffungskosten | keine | mittel | sehr hoch |
| Einrichtungsaufwand (z. B. Installation, etc.) | mittel | gering | hoch |
| Folgeaufwand (Kommunikation, laufende Kosten, etc.) | sehr hoch | gering | gering bis mittel |
| Erforderliche Kenntnisse für die Einrichtung | mittel | gering | mittel |
| Flexibilität bei der Schlüsselübergabe | hoch (sofern 24 h besetzt) | hoch | hoch bis sehr hoch |
| Abhängigkeit von Hersteller / Dienstleister der Lösung | keine | gering | hoch |
| Akzeptanz bei Mitarbeitern, Lieferanten und Dienstleistern | hoch | mittel bis hoch | unterschiedlich |
| Komfort seitens Mitarbeitern, Lieferanten und Dienstleistern | hoch | hoch | hoch |
| Fazit | Geeignet für Unternehmen, die über die finanziellen und personellen Ressourcen verfügen, um eine Pförtnerei / Wachschutz bereitstellen zu können sowie großen Wert auf die persönliche Überprüfung von Geländezugängen bzw. Wareneingängen und -ausgängen legen. Zum Download-Bereich (Checkliste: Was gilt es bei einer Schlüsselübergabe an Hotelgäste zu beachten?) | Empfehlung: Besonders geeignet für Unternehmen, die ihr Werksgelände nicht rund um die Uhr personell besetzen möchten. Teildigitale Lösungen stellen eine hervorragende Möglichkeit dar, um Prozessabläufe (wie z. B. die Warenanlieferung) zu beschleunigen, ohne hohe Kosten zu verursachen. Zum Testsieger für "Elektronische Schlüsselsafes" | Werkszugänge komplett digital via Smartphone und App zu organisieren ist hauptsächlich im privaten Sektor sinnvoll. Beim Zugangsmanagement für Werksgelände sind volldigitale Smartlock-Lösungen nicht für alle Personen gleichermaßen geeignet. Außerdem ist die Abhängigkeit der ordnungsgemäßen Funktion technischer Einrichtungen hoch. Zum Testsieger im Bereich "Digitale Schlüsselübergabe" |